چطور ارائه عالی بنویسیم ؟ || معرفی 6 استراتژی کاربردی ✍️

ارائه یا پرزنتیشن، روشی کارآمد برای به اشتراک گذاری ایده هاست. با این حال، برای ارائه موثر نکات مورد نظر خود، باید به فن بیان و زبان بدن نیز توجه کنید. در هر صورت، داشتن یک متن قوی و جامع، منبعی است که بعد از پایان ارائه نیز مفید خواهد بود. بنابراین، در نوشتن پرزنتیشن یا گزارش کار، به نکات مهم زیر توجه کنید:

– نکات مورد نظر خود را به شکل واضح و موثر به نمایش بگذارید.

– به فن بیان و زبان بدن نیز توجه کنید.

– داشتن یک متن قوی و جامع، منبعی است که بعد از پایان ارائه نیز مفید خواهد بود.

جهت ثبت نام در کلاس های زبان انگلیسی مرکز زبان دیپلما کلیک کنید.

چگونه یک ارائه تاثیر گذار بنویسیم

۱. حجم متن را کم نگه دارید

در سال ۲۰۱۹، سرویس Venngage که یک سرویس طراحی اینفوگرافیک است، تحقیقی روی پرزنتیشن ها انجام داد. این سرویس از ۴۰۰ ارائه دهنده که در کنفرانس MarTech در سال ۲۰۱۸ شرکت کرده بودند نظر سنجی کرد. نتایج نشان داد که بیشتر از نصف پاسخ دهندگان (54.9 درصد) متن را به میزانی کمتر از 25% ارائه خود تشکیل داده‌اند.

مخاطب شما در یک ارائه، نه تنها باید به حرف‌های شما با دقت گوش کند، بلکه حواسش به سرنخ‌های فیزیکی غیر شفاهی (مانند حالت دست‌ها، تماس چشمی و غیره) نیز هست. بنابراین، با اضافه کردن متن حجیم به اسلایدهای خود، چالش بیشتری برای مخاطب ایجاد می‌کنید که امری نامطلوب است و در واقع یکی از اشتباهات رایج در پرزنتیشن محسوب می‌شود که باید از آن دوری کنید.

برای جلوگیری از این اشتباه، نکات حیاتی و اطلاعات مرتبط را از روایت خود استخراج کنید و فقط آن‌ها را در اسلاید به نمایش بگذارید. برخی از ارائه دهندگان از تکنیک ۶×۶ استفاده می‌کنند تا در دام استفاده بیش از حد از متن نیفتند. این تکنیک می‌گوید که در هر اسلاید، تنها از شش خط یا بولت (نقطه‌هایی که سر هر خط قرار می‌دهیم تا موضوعات را از یکدیگر تفکیک کنیم) استفاده کنید و هر کدام از این شش خط، نباید بیش از شش کلمه داشته باشد. با پیروی از این قانون، مطمئن باشید که مخاطب شما از حجم زیاد متن خسته نخواهد شد.

۲. در هر اسلاید به یک ایده بپردازید

در ارائه های خود، بهتر است به هر ایده در هر اسلاید، تمرکز کنید. این علاوه بر حفظ سادگی و جلوگیری از استفاده از متون سنگین، باعث راحتی مخاطبین در پیگیری اطلاعات شما می شود. گنجاندن چندین ایده در یک اسلاید، ممکن است باعث پرت شدن توجه مخاطبین و کاهش اهمیت هر ایده شود. با اختصاص دادن هر اسلاید به یک ایده، فضا برای نمایش آن بهتر فراهم می شود و می توانید با استفاده از فونت ها و تصاویر مناسب، اهمیت آن ایده را به خوبی بیان کنید.

جهت ثبت نام در کلاس های زبان آلمانی مرکز زبان دیپلما کلیک کنید.

۳. جملات خود را ساده سازی کنید

برای استفاده در اسلاید، می توانید از جملات نیمه تمام و ساده استفاده کنید. به عنوان مثال، به جای اینکه بنویسید “استفاده از سیستم سرمایشی فوندانت، باعث حفظ رطوبت کیک های طرح مجسمه ای شده و رول کردن آنها راحت می شود”، می توانید از جملات ساده استفاده کنید:

– فوندانت باعث حفظ رطوبت کیک های طرح مجسمه ای می شود.

– رول کردن کیک ها با فوندانت راحت تر است.

استفاده از اصطلاحات کوتاه و واضح، مانند ویرگول و نقطه، نیز باعث راحت تر شدن ارتباط با مخاطب می شود و منظور را بهتر منتقل می کند.

۴. از تصاویر اثرگذار استفاده کنید

توصیه می‌شود که در پرزنتیشن‌های خود از تصاویر جذاب و معنی‌دار استفاده کنید. بر اساس تحقیقات انجام شده، 84.3 درصد از ارائه دهندگان به شکل جدی بر استفاده از تصاویر در پرزنتیشن‌های خود تمرکز داشته‌اند. استفاده از تصاویر، پرزنتیشن شما را سرگرم‌کننده‌تر و منعطف‌تر به نظر می‌رساند. با این حال، باید به این نکته توجه داشت که تصاویر ممکن است حواس مخاطب را از محتوای اصلی پرت کنند یا حتی با آن در تضاد باشند.

به عنوان مثال، استفاده از تصاویر نوستالژیک و قدیمی باعث تحریک احساسات مخاطبین می‌شود، اما یک عکس عادی و رنگی همین تأثیر را نخواهد داشت. همچنین، استفاده از گراف‌ها و نمودارهای جذاب و ساده نسبت به استفاده از داده‌های آماری خشک در قالب متن، بهتر است و مخاطبین راحت‌تر با آن ارتباط برقرار می‌کنند و سردرگم نمی‌شوند.

۵. برای مخاطبین خود بنویسید

وقتی قصد دارید برای اسلاید خود متن بنویسید، حتماً باید به نوع مخاطبانی که می‌خواهید به آن‌ها ارائه دهید، توجه کنید. آیا مخاطبان شما افرادی متخصص و با تجربه در آن زمینه هستند یا افرادی با سطح دانش و تحصیلات متنوع و متفاوت؟

بسته به نوع مخاطبان، تصمیم بگیرید که آیا استفاده از لغات و اصطلاحات تخصصی مناسب است یا خیر. حتی اگر مخاطبان شما افراد متخصص و با تجربه هستند، سعی کنید از اصطلاحات پیچیده استفاده نکنید و توضیحات ساده‌ای را ارائه دهید تا دنبال کردن شما راحت‌تر باشد و فکر مخاطبان را درگیر نکند.

۶. از اسلاید به عنوان نوت (یادداشت) استفاده نکنید

در ارائه‌های خود، بهتر است از اسلاید به عنوان نوت (یادداشت) استفاده نکنید. عناصری که در ارائه‌های موفق و موثر وجود دارند، لزوما در اسلاید ها نمایش داده نمی‌شوند. به عنوان مثال، استفاده از یک حکایت یا داستان بامزه که با بحث مرتبط باشد، تکنیکی پرزنتیشن است که وقتی فقط به صورت شفاهی بیان شود، بسیار اثرگذارتر خواهد بود تا این که در اسلاید به آن اشاره شود.

باید به یاد داشت که خواندن حرف به حرف و خط به خط از روی اسلاید ها، با نکته اولی که بیان شد در تضاد است و باعث می‌شود فضایی خشک، بی‌روح و کسل کننده در ارائه شما ایجاد شود. برای جلوگیری از چنین موقعیتی، بهتر است از speaker notes استفاده کنید. این قابلیت اجازه می‌دهد تا نوت‌ها و یادداشت‌های خود را در جایی به غیر از اسلاید ها بنویسید و اسلاید ها را حرفه‌ای و تمیز نگه دارید.

با استفاده از این نکات ساده، قادر خواهید بود تا مخاطبین خود را راحت‌تر آگاه کنید، به آن‌ها انگیزه دهید، سرگرمشان کنید و یا با استفاده از پیامی روشن و واضح آن‌ها را به فعالیت وادارید.